(2018年3月11日第七届常务理事会第二次会议通过)
为加强学会所有证书原件、申报原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时备案复检等，特制订本制度。
一、下列证书及资料由学会办公室负责统一保管
(一)政府部门或其他重要机构颁布的证件，例如，登记证书、税务登记证、银行开户许可证、组织机构代码证等。
(二)年检报告。
(三)审计报告。
(四)各项管理制度文件。
(五)学会内部重要文件。例如，理事会或会员代表大会重大决议或批文、重要通知等。
(六)上级主管部门授予学会的表彰证书、奖牌或有关文件。
(七)权威部门发给学会的认证证书或授权函。
(八)其他相关重要文件。
二、证书保管员职责
(一)建立证书资料目录及相应档案，以便及时查找。
(二)负责日常管理，保证证书资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。
(三)负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。
(四)严格按照学会有关的借阅、借用、复印等制度进行工作。
(五)严格交接转移手续。
三、证书资料的借阅、借用、复印管理办理
(一)会员或分支机构因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时，应填写借用登记表，写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等，经相关负责人同意并签名确认后，方可办理相应手续。
(二)资料保管员仅凭学会领导的签字办理借用、借阅、复印等业务，其他任何人员提出的任何要求，均不予受理。
(三)凡借阅、借用证书资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述相同，但最长不得超过15个工作日。
四、违规责任
(一)凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证书及重要文件资料遗失的，由资料保管员承担相关责任。
(二)凡因借用、借阅人过失而造成的证书资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。 |
